Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10/05/2025

I. Objet

La présente Politique est établie par Instructo (ci-après le « site web »), édité par Instructo SRL (société en formation) dont le siège social sera situé à Rue des Joncs 42, 1420 Braine-l’Alleud.

Instructo (dans le texte, « nous », « notre » ou éventuellement « le/la nôtre ») a créé la plateforme afin de proposer des services d'assistance éducative, en mettant à disposition des outils basés sur l'intelligence artificielle pour aider les étudiants dans leurs révisions.

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel concernant nos utilisateurs, clients, et toute personne physique en contact avec nous, y compris les utilisateurs potentiels (ci-après « le prospect »).

L'objectif de cette Politique est d'expliquer comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. La protection des données et le respect de votre vie privée sont des valeurs essentielles pour nous, et nous nous engageons à traiter et protéger vos données à caractère personnel de manière loyale et transparente, dans le respect de la loi.

Nous entendons par « données à caractère personnel » toutes les données vous concernant, c'est-à-dire toute information permettant de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

La présente Politique s'inscrit dans notre souhait d'agir en toute transparence, dans le respect de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après dénommée la « loi sur la protection de la vie privée ») et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données »).

II. Quelles sont les catégories de données à caractère personnel que nous traitons et comment les obtenons-nous ?

A. Données à caractère non personnel

Il peut arriver que nous collections des données à caractère non personnel. Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas de vous identifier directement ou indirectement.

Ces données peuvent être utilisées à diverses fins, telles que l'amélioration de notre plateforme, de nos services et de l'expérience utilisateur. Elles peuvent également être utilisées pour optimiser nos outils d'assistance, cibler des publicités pertinentes ou encore améliorer les fonctionnalités de notre plateforme.

III. Pour quelles finalités collectons-nous vos données ?

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel pour les finalités qui sont décrites ci-dessous.

Nous avons déterminé ces finalités et veillons à ce que seules les données à caractère personnel nécessaires et pertinentes – dans le respect du principe de minimisation des données – fassent l'objet d'un traitement.

D'une manière générale, nous basons le traitement de vos données à caractère personnel sur les bases légales suivantes :

• Afin de nous conformer à nos obligations légales ;
• Afin de prendre les mesures préalables et d'exécuter le contrat qui nous lie lorsque vous utilisez nos services sur la plateforme Instructo ;
• Afin de réaliser notre intérêt légitime (dans ce cas, nous veillons toujours à respecter un équilibre entre notre intérêt et vos droits et libertés) ;
• Enfin, sur la base de votre consentement.

Dans le cas où nous serions amenés à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus par la présente Politique, nous vous contacterons avant d'utiliser vos données à caractère personnel. Ce contact aura pour objectif de vous informer concernant ce traitement et, le cas échéant, de vous demander votre consentement explicite.

A. Le respect de nos obligations légales

Dans certains cas, nous sommes obligés de traiter vos données à caractère personnel pour répondre à des obligations légales ou lorsque nous collaborons avec les autorités compétentes. Dans ces cas, nous transmettons vos données à caractère personnel pour satisfaire à nos obligations.

B. Dans le cadre de notre relation contractuelle

Lorsque vous utilisez notre plateforme Instructo, utilisez nos services éducatifs ou soumettez des documents pour être assisté dans vos révisions, nous établissons une relation contractuelle. Dans ce cadre, nous traitons certaines de vos données à caractère personnel pour satisfaire à nos obligations contractuelles.

Afin d'exécuter notre contrat, nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

• Répondre à vos demandes d'assistance éducative ;
• Assurer la gestion et la personnalisation de vos contenus d'apprentissage
• Générer des résumés et autres contenus éducatifs en fonction de vos besoins ;
• Assurer la facturation et la gestion des paiements pour les services souscrits ;
• Réaliser des actions de communication et de marketing adaptées à nos utilisateurs ;
• Vous contacter pour une évaluation de nos services ;
• Vous tenir informé(e) des nouveautés, fonctionnalités, et améliorations de notre plateforme via notre newsletter.

C. Dans le cadre de nos intérêts légitimes

Dans certains cas, il est de notre intérêt légitime de traiter vos données à caractère personnel, tout en veillant à respecter vos droits et libertés.

Vos données à caractère personnel sont ainsi traitées pour :

• L'identification et la gestion des utilisateurs sur la plateforme Instructo ;
• La personnalisation de votre expérience d'apprentissage, en fonction de vos besoins spécifiques ;
• La gestion de votre accès aux fonctionnalités de la plateforme (par exemple, la soumission de documents, les tests d'évaluation, etc.) ;
• La prospection commerciale et la gestion des prospects pour des services complémentaires ;
• L'analyse de vos comportements d'utilisation pour améliorer nos services éducatifs et leur pertinence ;
• La préservation de la sécurité du site, notamment pour prévenir la fraude, les abus ou les tentatives d'intrusion ;
• La formation de notre équipe pour améliorer la qualité de l'assistance éducative proposée ;
• L'amélioration continue de la qualité des services et de l'expérience utilisateur sur la plateforme ;
• L'organisation de jeux, de concours ou d'événements interactifs éducatifs ;
• La gestion de vos demandes liées à l'exercice de vos droits (par exemple, la suppression ou la modification de vos données personnelles) ;
• La constatation, l'exercice, la défense et la préservation de nos droits en cas de litige.

D. Profilage et traitements automatisés

Afin d'optimiser votre expérience utilisateur, nous utilisons des techniques de profilage basées sur l'analyse de vos préférences d'apprentissage et de vos comportements sur la plateforme.

Le profilage est toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

Nous n'utilisons, dans la mesure du possible, que des données anonymisées ou pseudonymisées pour ces processus.

Nous nous assurons qu'aucune décision ayant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative ne soit prise sans intervention humaine.

IV. Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?

De manière générale, nous veillons à ne pas conserver vos données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire en fonction des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Plus précisément, la durée de conservation de vos données à caractère personnel dépend de la situation dans laquelle vous vous trouvez. Voici un aperçu des différentes hypothèses et durées de rétention correspondantes.

Au terme de cette période de rétention, nous mettons tout en œuvre pour assurer que vos données à caractère personnel soient rendues indisponibles et inaccessibles, conformément aux exigences légales en matière de protection des données.

VOS DROITS AU REGARD DU RGPD

Vos droits en vertu de la réglementation sur la protection des données vous permettent de garder le contrôle sur l'utilisation de vos données personnelles.

A. Droit d'accès et copie

Vous avez le droit de savoir si nous traitons vos données personnelles et, dans l'affirmative, de connaître les finalités du traitement, les catégories de données concernées, ainsi que les destinataires de vos données.

Vous pouvez également demander une copie de l'ensemble des données à caractère personnel que nous traitons et qui vous concernent.

B. Droit au retrait de votre consentement

Si nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez toujours le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la légalité du traitement effectué avant ce retrait.

C. Droit de rectification

Vous avez le droit de demander à tout moment la correction des informations inexactes, incomplètes ou obsolètes nous concernant.

D. Droit à l'oubli

Vous pouvez demander l'effacement de vos données personnelles si l'une des conditions suivantes s'applique :

• Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ;
• Vous retirez votre consentement et nous ne traitons pas vos données sur d'autres bases légales ;
• Vous vous opposez au traitement et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour que nous poursuivions le traitement ;
• Nous avons traité vos données de manière illicite ;
• Les données que nous possédons sont incomplètes, inexactes ou obsolètes ;
• Nous devons effacer vos données afin de respecter une obligation légale.

E. Le droit à la portabilité

Lorsque le traitement de vos données personnelles repose sur un contrat ou votre consentement, vous pouvez demander à ce que vos données soient transférées à vous-même ou à un autre responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

F. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles, notamment :

• Si vous contestez l'exactitude des données, pendant le temps nécessaire pour vérifier leur exactitude ;
• Si nous traitons vos données de manière illicite et que vous préférez limiter leur traitement plutôt que de les effacer.

Nous vous informerons dès que la limitation du traitement n'est plus applicable.

G. Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment, au traitement de vos données à caractère personnel pour des finalités de prospection commerciale (y compris le profilage).

De plus, si nous traitons vos données sur la base de nos intérêts légitimes, vous pouvez vous y opposer si vous pouvez démontrer qu'une situation particulière justifie cette opposition.

VI. Comment exercer vos droits ?

A. Identification

Afin de nous assurer que votre demande concerne bien vos données à caractère personnel, nous procéderons à une vérification de votre identité. Si nous ne sommes pas en mesure de vous identifier directement, nous vous demanderons de nous fournir une copie du recto de votre carte d'identité.

B. Délai de réponse

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans les plus brefs délais, et au plus tard, dans le mois suivant la réception de votre demande. En cas de demande complexe ou en raison d'un volume élevé de demandes, ce délai pourrait être prolongé de deux mois. Si tel est le cas, nous vous en informerons et vous expliquerons les raisons de ce retard.

VII. Généralités

A. Transfert à des parties tierces

Nous ne transférons vos données à des parties tierces que lorsque cela est nécessaire pour l'exécution de notre contrat ou lorsque nous y sommes légalement tenus, ou encore avec votre consentement.

Nous collaborons avec des fournisseurs de services qui nous aident à gérer la plateforme Instructo et à offrir nos services. Comme nous, ils sont tenus de respecter les obligations légales et réglementaires en matière de protection des données personnelles. Nous nous assurons qu'ils respectent cette Politique de confidentialité.

Si vous y consentez explicitement, nous pouvons partager vos données avec nos partenaires commerciaux afin qu'ils puissent vous contacter.

Dans certains cas, nous pourrons également être amenés à transmettre vos données en vertu d'une obligation légale, d'une décision judiciaire ou d'une demande d'une autorité compétente.

B. Transfert vers les pays hors UE

Dans le cadre de l'utilisation de certains services, vos données à caractère personnel peuvent être envoyées et traitées aux États-Unis ou dans d'autres pays en dehors de l'Union européenne. Toutefois, nous ne transférons vos données qu'à des entités assurant des garanties adéquates pour leur traitement, comme l'adhésion au Privacy Shield ou d'autres mécanismes reconnus en vertu du droit européen.

VIII. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adéquat pour le traitement de vos données personnelles, en fonction des risques associés à leur traitement.

Ces mesures visent à protéger vos données contre la perte, le vol, l'utilisation abusive, la divulgation non autorisée, ou l'altération. En cas de violation de la sécurité des données, nous agirons rapidement pour identifier l'origine de la violation et prendre les mesures nécessaires pour y remédier.

Si nécessaire, nous vous informerons de tout incident conformément à la législation en vigueur.

IX. Réclamation et plainte

Si vous avez des préoccupations concernant l'une des pratiques décrites dans cette Politique, nous vous invitons à nous contacter directement pour tenter de résoudre la situation.

Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse que nous apportons, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données à l'adresse suivante :

Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Tribunal de premier instance de Bruxelles.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et les recours possibles, nous vous invitons à consulter le site de l'Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen

X. Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions ou souhaitez exercer vos droits, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante :

XI. Modification

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée directement sur notre plateforme.

XII. Droit applicable et juridiction compétente

La présente Politique est régie par le droit belge. En cas de litige concernant l'interprétation ou l'exécution de cette Politique, les tribunaux francophones de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles seront compétents.